Changer de vie en couple ou en famille avec un Kanban

Il y a quelques semaines, nous avons publié sur cette page une photo de Blandine en train de travailler sur un grand tableau blanc rempli de colonnes et de post-its, suscitant la curiosité de plusieurs de nos followers : de quoi s’agit-il ?

Il s’agit là d’un outil que nous utilisons dans la famille London depuis maintenant plus de deux ans et demi pour mener nos projets communs de changement de vie et de changement de mode de vie. Il a été un outil essentiel de notre démarche, tellement essentiel qu’il justifie de vous en parler dans une série d’article lui étant dédiés. (Et si vous n’avez pas lu notre article complémentaire sur la nécessité de formuler sa vision et ses valeurs, il est encore temps)

Les besoins de base d’une démarche de changement de vie

Avant d’entrer dans les détails de cet outil, permettez-moi de revenir au point de départ. Lorsque Blandine et moi avons formulé notre désir de changer de vie, les premières questions se sont posées très rapidement:

• Par où commence-t-on?
• Comment s’y prend on?
• Comment est-ce qu’on s’accorde?

Et oui, un changement de vie tout seul, c’est déjà pas évident, alors un changement de vie à deux avec une personne avec qui on a signé pour la vie entière, c’est encore plus compliqué: on ne fonctionne pas forcément pareil, on n’a pas les mêmes attentes, la même vision des choses à court, moyen et long terme etc. Le couple apporte un relief supplémentaire au défi du changement de vie, excitant certes mais pas évident à mettre en oeuvre. “L’amour c’est regarder dans la même direction” disait l’autre, et le changement de vie est certainement le meilleur moyen de le tester.

Il nous fallait donc trouver une manière de fonctionner qui soit suffisamment simple, accessible à tous les deux, qui nous permette à chacun de nous exprimer sans se faire écraser par l’autre, de faire valoriser nos idées, et de nous accorder sur les priorités de notre cheminement.

Or cet outil, nous l’avons trouvé rapidement – c’est le KANBAN. Selon moi, qui suis un consultant en management et très intéressé par tout ce qui a trait à l’agilité, le Kanban est peut-être l’outil de management/productivité le plus performant qui soit : simple, flexible, évolutif, et s’il a fait ses preuves dans les domaines de l’industrie et de la gestion de projet (notamment informatique)… Après l’avoir utilisé au boulot, j’ai très vite pensé qu’il pourrait être très facilement déclinable dans un foyer, et nous avons donc essayé.

Ainsi, après quelques achats de tableau blanc et post-its plus tard, nous voilà lancés dans l’aventure Kanban pour changer de vie. Mais savez-vous seulement ce qu’est un Kanban?

Qu’est-ce que le Kanban ?

Kanban est un mot japonais signifiant “tableau de signes”. Il a été développé et utilisé dans le cadre de l’approche industrielle appelée “lean” consistant à optimiser l’outil de production et limiter les gaspillages.

Le principe est simple: L’objet (par exemple la voiture rouge commandée par monsieur durand) commence au stade 0 (elle n’existe pas) et avance par toutes les étapes de la construction. Le Kanban permet de visualiser toutes les étapes de ce processus de production et de voir où tous les objets en cours se trouvent en temps réel.

Ainsi, en un coup d’oeil, il permet de voir s’il y a des embouteillages dans le processus, des problèmes sur la chaîne de production etc. Il permet aussi de gérer les priorités, et surtout de limiter le travail en cours: rester efficace sans accroître la pression improductive et le stress.

Le petit schéma suivant montre à quoi ressemble un Kanban:

Dans la vie de tous les jours, nous utilisons naturellement une version simplifiée du Kanban. Généralement, les grandes étapes du cycle de vie de nos tâches sont : A faire, En Cours, et Fait.

Les seules règles qui vaillent sont les suivantes:

1/ il est interdit d’avoir plus de x éléments en cours en même temps (disons deux ou trois), ce qui oblige à terminer les tâches en cours avant de pouvoir en amener de nouvelles.

2/L’ordre des éléments dans une même colonne établit la priorité, ce qui est en haut allant être réalisé en premier (mais vous pouvez changer l’ordre quand vous voulez)

3/ Le Kanban doit être mis à jour en temps réel, pour qu’il donne en permanence une vision correcte de votre ‘projet’

Le Kanban peut être utilisé pour n’importe quel type d’activité, il est pratiquement universel. Par contre, il est particulièrement adapté pour tout travail de type ‘projet’, c’est à dire allant d’un point A à un point B : préparer un examen, monter une entreprise, fabriquer quelque chose, développer un logiciel, et puis aussi mener ses projets de famille. Il est moins adapté à la gestion des tâches du quotidien (tâches ménagères etc) pour lesquelles un système de checklists ou de calendrier sera mieux adapté.

Pourquoi utiliser le Kanban

Comme je l’ai mentionné plus haut, le Kanban est devenu essentiel pour nous dans le cadre de notre changement de vie. Il paraît certes dérisoire à l’heure où de nombreuses applications en cloud et regorgeant de milliers de fonctionnalités envahissent nos vie pour y amener plus d’efficacité. En réalité je crois qu’aucune d’entre elles ne vaut un bon Kanban, qui saura valoriser les avantages suivants:

Simplicité – Un Kanban, c’est affreusement simple : une feuille, 4 colonnes, quelques post its et en avant. C’est facile, donc compréhensible par tous. Et au niveau du fonctionnement, encore plus: on écrit nos priorités sur des post its, on les met dans l’ordre, puis on les bouge.

Visuel – Un coup d’oeil et on comprend tout ce qui se passe : si tout a bougé vers la droite, c’est qu’on a bien avancé. Si tout est encore à gauche, on n’a rien fait. Si tout est encore au milieu, c’est qu’on est bloqué. Et on agit en conséquence. Pas besoin d’analyse mirobolante pour comprendre ce qui se passe : il suffit juste d’ouvrir les yeux.

Flexible & évolutif – Un Kanban, on le démarre avec 3 ou 4 colonnes, puis on en ajoute d’autres au fur et à mesure en fonction de nos besoins. Aussi, on peut l’utiliser pour gérer un projet, puis deux ou trois etc. Le Kanban s’adapte, et en y intégrant de nouvelles idées, il devient au fur et à mesure un outil très puissant qui est parfaitement adapté à VOS besoins spécifiques

Inclusivité – Qu’on y  bosse seul, à deux, ou à 10, le Kanban est un outil inclusif – on s’y rassemble, on le met à jour ensemble, on résout les problèmes ensemble, on y définit les priorités ensemble, et on l’améliore ensemble.

En ce qui nous concerne, je n’avais pas réalisé à quel point le Kanban nous rapprocherait. En fait, le Kanban était vite devenu le “lieu” de discussion de nos aspirations, nos doutes, nos souhaits. Tellement de couples oublient de parler de tout ça avec le temps qui passe, les responsabilités qui tombent et les enfants. Or nous, tant qu’on a notre Kanban, on sait qu’on continue à construire ensemble la vie qu’on souhaite avoir pour nous et notre famille. Franchement, what else?

Comment le Kanban nous a aidé à changer de vie

Tout d’abord la dimension ‘physique’ du Kanban était elle-même une révolution dans notre vie: on a délibérément refusé une version digitale pour adopter un vrai tableau blanc. Notre Kanban, il est réel, il porte nos projets, et on se retrouve régulièrement en personne, à deux, devant lui pour faire le point et discuter, et ainsi se mettre face à nos responsabilités. Pas de mimétisme de notre vie ‘corporate’ où nous jouons un rôle en permanence par email et pendant des réunions interminables. Devant un Kanban, on ne triche pas comme avec des slides – Notre Kanban est à notre image, à l’image de nos intentions, de notre motivation, de notre engagement.

Le Kanban nous a mis en marche. En obligeant à nous concentrer sur une tâche à la fois, il nous a aidé à trouver le premier pas, puis le second, puis le suivant et ainsi de suite. Parfois il nous a permis de revenir en arrière, ou de changer de direction. Il reste ouvert en permanence, notamment lorsque nous changeons nos priorités à la lumière d’une nouvelle opportunité, d’un événement ou d’une nouvelle aspiration.

Il accueille nos idées, même les plus folles, les plus saugrenues. Même celles qui ne sont pas urgentes, pas de problème, on les garde mais en fin de liste, et les priorisera de nouveau plus tard.

Très vite, le Kanban est devenu notre temps privilégié, le temps “pour nous”. Loin d’être vécu comme une corvée, nous avons délibérément rendu ce temps agréable : boissons et apéro en bossant, petits cadeaux à s’offrir, se rassembler autour de notre Kanban est un moment que l’on attend avec impatience, ravi d’en découdre avec ce qu’on a fait (ou pas fait…!).

Je passe très rapidement sur la dimension productivité, car le Kanban est avant tout un outil de productivité exceptionnel et éblouissant de simplicité. De notre expérience de l’avoir utilisé (et de l’utiliser encore) dans le cadre de notre changement de vie, je préfère insister sur sa capacité à nous avoir permis de donner de la cohérence et du liant dans ce qui était juste un ensemble d’idées, plus ou moins convergentes, qui étaient liées à nos aspirations personnelles et communes. Un peu comme s’il avait transformé le chaos de nos pensées en une fresque cohérente et dans laquelle tous les deux nous sommes reconnus.

Le Kanban est-il vraiment ‘famille durable’?

J’entends déjà certains détracteurs demander : “n’est-ce pas contradictoire d’adopter un outil ayant fait la gloire du capitalisme dans un projet de vie durable n’aspirant pas à la productivité ?”

Certes, le but du changement de vie n’est pas la productivité à outrance ou le succès financier. Néanmoins, les contraintes liées à un changement de vie sont réelles : outre celles liées au couple dont j’ai déjà parlé, les ressources sont limitées : le temps et l’argent sont rares, surtout quand on a des enfants, de même que notre énergie et notre pouvoir d’attention. Il n’est donc pas du tout immoral de chercher à en tirer le maximum afin d’atteindre notre but.

De même, la valeur d’un outil reste au fond intimement liée à l’utilisation que l’on en fait. Et si cet argument peut sembler fallacieux car souvent utilisé par la NRA par exemple, il suffit simplement de se rappeler que le Kanban n’a jamais été conçu dans le but de faire du mal à qui que ce soit, juste pour “get things done” de la manière la plus efficace qui soit.

Enfin, je conclurais en disant que si on peut débattre sur la dimension “durable” du Kanban, je pense que sa dimension “famille” n’est plus à prouver: il est facile d’associer ses enfants à sa démarche Kanban, y intégrer leurs aspirations, leurs idées, c’est même une manière efficace de les responsabiliser.

Pour toute question sur le Kanban, n’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires, ou sur facebook, instagram ou twitter