Le Kanban pour changer de vie: mode d’emploi

Dans mon article précédent, j’avais parlé de notre expérience de changement de vie et expliqué pourquoi nous avions décidé d’utiliser le Kanban comme outil central de notre démarche.

Aujourd’hui, j’expliquerai comment créer son propre Kanban afin de gérer n’importe quel projet de changement de vie. Le Kanban étant basé sur des règles simplissimes, il est utilisable par quiconque, ne requiert aucune formation ni connaissance préalable, et est applicable dans toutes les situations possibles où il s’agit d’aller d’un point A à un point B. En plus, tel un logiciel avancé, il sera customisable tout au long du projet afin de répondre aux besoins spécifiques de son utilisateur.

L’article qui suit décrit les quelques étapes pour mettre en place son propre Kanban rapidement, et ainsi se donner une chance concrète de réaliser ses plans de changement de vie. De la recherche du support idéal à la mise à jour régulière de son backlog, ces étapes sont tout ce que vous devez savoir pour pouvoir vous lancer!

Cet article sera essentiellement explicatif, je partagerai notre propre expérience du Kanban dans notre démarche de changement de vie ultérieurement!

1/ Trouver un support

La première étape dans la mise en place de son Kanban est de lui trouver une place… et la bonne, c’est à dire celle qui conviendra le mieux à votre situation. Il faut avant tout penser à:

• l’accessibilité du Kanban
• sa visibilité
• la facilité à le mettre à jour
• la mobilité de celui-ci

Moins votre Kanban sera accessible, visible ou pratique, moins il sera utilisé et donc moins vous en tirerez de valeur. Pour ce qui est de la mobilité, cela dépend de votre situation personnelle : si vous voyagez beaucoup, avoir son Kanban sur un mur à la maison sera problématique car vous ne le verrez pas souvent et aurez donc peu le loisir de vous en imprégner ainsi que de le mettre à jour.

Les différentes options de support pour la mise en place de son Kanban sont essentiellement les suivantes:

• Un pan de mur: Généralement accessible et visible, il est idéal pour les Kanbans de foyer utilisés en couple ou en famille en créant un espace véritable pour les projet de changement de vie. Par contre, il n’est pas mobile du tout.
• Un tableau blanc: Le tableau blanc n’est pas fondamentalement différent du pan de mur, à ceci près qu’il peut être décroché et déplacé d’un endroit de la maison à l’autre. C’est la solution que nous avons retenue dans la famille Byebye London, le tableau nous permettant de le déplacer à notre gré (par exemple de l’avoir devant nous pendant le dîner pour alimenter nos discussions), ou de le ‘cacher’ quand nous avons des invités et ne tenons pas particulièrement à faire lire tout le contenu à tout le monde. Le tableau peut être de plus ou moins grande taille
• Un “cahier”: Le format cahier sera davantage adapté pour les Kanbans individuels. C’est un Kanban mobile, que l’on transporte dans son sac, au bureau ou en voyage, et que l’on met à jour à n’importe quel moment
• En ligne: Le Kanban en ligne est une option à sérieusement envisager lorsque ceux qui y collaborent sont généralement à distance les uns des autres. C’est aussi une option intéressante lorsque de nombreux voyages sont impliqués, évitant ainsi de transporter en permanence tout l’attirail lié au Kanban. J’utilise personnellement le Kanban en ligne d’un point de vue professionnel (étant en télétravail), mais je le déconseille pour un projet de changement de vie en famille. Beaucoup de bénéfices liés au Kanban proviennent de sa dimension physique, inclusive et collaborative, et ceux-ci se matérialisent moins avec un Kanban en ligne.

C’est bon vous avez trouvé votre format? Dites vous que rien ne vous empêche d’en avoir plusieurs : un kanban de couple sur un tableau blanc pour vivre votre changement de vie, un Kanban personnel pour vivre votre passion, et un Kanban en ligne dans le cadre de votre activité professionnelle.

2/ Former son “Kanban”

Vous avez trouvé le support de votre Kanban, il vous faut donc le mettre en forme. La principe du Kanban est d’une simplicité déconcertante mais géniale: il faut commencer SIMPLE, et l’améliorer au fil du temps à l’aune de votre usage personnel. Ainsi, après quelques mois, vous aurez un kanban plus ou moins complexe mais parfaitement adapté à vos besoins. C’est là la grande force du Kanban, d’avoir un potentiel d’amélioration quasi infini tout en étant opérationnel à son état le plus simple.

Pour mettre en forme son Kanban, je conseille d’utiliser du “washi tape”, scotch assez fin, peu autocollant et que l’on peut décoller facilement. Il en existe en plus de multiples motifs pour pouvoir donner à son Kanban l’esthétique que l’on souhaite.

Je recommande de commencer son Kanban simplement avec 4 colonnes (de gauche à droite):

• Son BACKLOG – c’est à dire la liste de tout ce que l’on a identifié comme choses à faire et que l’on veut prioriser (prévoir une colonne plus large que les autres)
• A FAIRE – c’est la colonne des prochaines choses à faire, celles qui ont été priorisées car identifiées comme étant plus importantes et/ou urgentes
• EN COURS – C’est la colonne des tâches en cours, celles sur lesquelles nous avons commencé à travailler sans toutefois les terminer. Le Kanban indiquera explicitement le nombre maximum de tâches en cours qu’il est possible d’avoir en même temps afin d’éviter le multitasking
• TERMINE – C’est la colonne de fin; celle qui rassemble les tâches accomplies à 100% (il est important de ne pas immédiatement jeter les post its à la poubelle une fois ces tâches terminées!)

Ces 4 colonnes sont largement suffisantes pour commencer et rendre le Kanban opérationnel rapidement.

Néanmoins, vous trouverez ci-dessous quelques améliorations possibles et assez courantes pour votre Kanban:

• Colonne BLOQUE – Pour tous les éléments en cours sur lesquels on ne peut pas avancer car vous attendez une intervention extérieure
• Colonne TEST – située entre le travail en cours et la colonne terminé, la colonne test a pour but de tester si le résultat convient. Par exemple, si l’on a écrit un article de blog sur le Kanban (article écrit à 100%, terminé de mon côté), et je le soumets à validation par mes co-blogueurs avant de le publier. Je peux donc le mettre dans la colonne test et ainsi libérer de l’espace dans ma colonne “en cours”. Personnellement je suis un fan de la colonne TEST parce qu’elle sert à recueillir toutes ces actions sur lesquelles il n’y a plus rien à faire mais qui ne sont pas encore techniquement terminées.
• Colonne AUJOURD’HUI – Pour y mettre les éléments A FAIRE sur lesquels on va particulièrement se focaliser aujourd’hui?

3/ Décider de son “Travail en cours” max

Le but du Kanban, c’est d’éviter les bouchons dans sa propre organisation en assurant un flux continu et permanent des choses à faire. Et afin de permettre un progrès régulier sur son travail en cours, il faut limiter le multi-tasking et la dilution de chaque action dans une masse anonyme de choses qui ne seront jamais vraiment terminées. Et pour ce faire, le Kanban a une règle très simple (et c’est là une de ses SEULES règles) : il y a un nombre maximum d’actions en cours autorisées dans la colonne EN COURS. La conséquence? On doit terminer ce qu’on a commencé avant de pouvoir passer à autre chose. C’est aussi simple que ça!

A vous de décider de votre EN COURS maximum – généralement, dans le cadre d’activités effectuées seul ou en couple, il est rare d’avoir à dépasser 3. Même vous pouvez dire 2 si vous voulez jouer le jeu à fond et profiter un max de votre pouvoir de focalisation.

Ecrivez cette limite en dessous de l’inscription EN COURS, et voilà – c’est votre limite à ne dépasser sous aucun prétexte.

4/ S’équiper

Votre Kanban physique exigera un minimum de logistique et d’équipement. Rassurez-vous, rien qui ne concurrencera la liste de fournitures scolaires de vos enfants. Il s’agit là de choses très simples et indispensables: des post-its de tailles différentes, des feutres de couleur, de la pâte à fixe (au cas où les post-its n’accrochent pas).

Pas vraiment besoin de grand chose de plus – néanmoins, je recommande de vous constituer un stock significatif, parce que:

1. les post-its, ça part très vite
2. varier les couleurs et les tailles peut être utile
3. il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas avoir ce qui faut. Le Kanban exige de la spontanéité, donc les post its et feutres doivent être accessibles en permanence

5/ Créer son premier “backlog”

A partir de maintenant, fini les préparatifs, on entre dans le vif du sujet. Vous allez constituer votre premier backlog, c’est à dire votre réservoir d’idées, votre mine d’or personnelle qui ne demande qu’à être exploitée.

Le “backlog”, ce n’est rien d’autre qu’une somme d’idées en vrac et qui se rapportent à ce que vous voulez vraiment réaliser, au but de votre démarche. Votre backlog va constituer la substance à partir de laquelle vous allez établir vos priorité. Pour créer son backlog, rien de plus simple:

1/ Débarrassez une table

2/ Ecrivez sur un gros post-it votre objectif, puis collez le sur la table (par exemple: “Réussir notre changement de vie en famille”)

3/ Ecrivez toutes les idées qui vous passent par la tête pour réaliser cet objectif. Chaque idée doit être écrite sur un post-it différent, puis collée sur la table. (par exemple: “Etre formé à la permaculture” ; “connaître notre capacité d’emprunt”; etc). Si vous faites cet exercice à plusieurs, lisez votre post it à haute voix avant de le poser. Il est interdit de remettre en question les post-its des autres à ce stade

4/ Dès que vous devez réfléchir plus d’une minute pour écrire une idée, arrêtez-vous, vous avez capté l’essentiel (vous pourrez toujours ajouter de nouvelles idées plus tard, votre backlog n’est JAMAIS fermé à de nouvelles idées)

Et voilà!

Mes deux conseils pour réussir son premier backlog sont les suivants:

1/ Essayer de formuler des résultats à atteindre ou des états plutôt que des actions. Les actions suivront naturellement. Par exemple, écrire “Savoir communiquer en anglais avec des prospects anglosaxons” plutôt que “Suivre des cours d’anglais”. Vous comprenez l’idée, l’action est trop neutre, elle oublie un peu le résultat escompté.

2/ Rester simple. Ne pas compliquer le Kanban ou les actions en cherchant la perfection absolue. Comme je l’ai déjà mentionné, il est fort probable que 80% de ce qui est important soit dans les 5 premières idées que vous aurez écrites, donc inutile de se prendre le chou pour savoir si on fait bien les choses ou pas.

6/ Prioriser

Une fois le backlog prêt, on ne le laisse pas en plan sur la table. On bouge les post-its afin de leur donner un ordre : on regroupe ceux qui sont indissociables, puis on les ordonne du plus au moins important.

Je conseille toujours de prioriser en fonction de l’importance et non de l’urgence. L’urgence parlera pour elle-même en temps voulu, alors que négliger les choses importantes aura sans aucun doute un impact négatif sur la réalisation de l’objectif.

Ensuite, on les transfère de la table sur le Kanban, dans la colonne “Backlog”, en prenant bien garde de préserver l’ordre.

7/ C’est parti!

Au début de votre cycle de travail, transférer dans la colonne A FAIRE les quelques post-its que vous comptez réaliser pendant cette période. C’est selon vos préférences : si l’on s’organise à la semaine, il faut transférer l’équivalent d’une semaine de travail ; si c’est à la journée, pas de problème, on se focalise sur le contenu d’une journée de travail.

Puis on transfère le premier élément (celui d’en haut, le plus important) dans EN COURS et on se met au boulot!

8/ Le mettre à jour en temps réel

Ensuite, c’est facile. Dès qu’on a fini de bosser sur un élément, on bouge le post-it correspondant dans la colonne TERMINE et on en amène une autre dans EN COURS. Attention, toujours interdit de dépasser sa limite maximum de travail EN COURS!

Un Kanban garde toute sa puissance si on le met à jour en temps réel, ou du moins très souvent. Dans le cadre de mon activité professionnelle, je le mets à jour plusieurs fois par jour, parfois littéralement en direct.

A la maison, ma femme et moi mettons à jour notre Kanban au moins une fois par jour. En plus, un contact régulier avec son Kanban aide à s’imprégner des différents éléments et à les garder en tête.

Une fois par semaine, prenez bien soin de faire le point sur tous les post-its présents dans la colonne TERMINE et de vous féliciter des résultats déjà accomplis. Aussi, cela vous aidera à prendre conscience du chemin parcouru, et ainsi à ne pas vous frustrer devant ce qu’il reste à faire.

9/ Revoir son backlog régulièrement

Il est très important de revoir son backlog régulièrement et de le rafraîchir un peu. Pourquoi? Parce que la vie avance, notre perception de notre objectif change, nos priorités aussi, et fort heureusement notre expérience aussi : après avoir bossé pendant 15 jours sur mon projet, il y a de fortes chances que je sois désormais mieux informé sur ce qu’il me reste à faire. Or il faut que je reflète cet apprentissage dans mon Kanban.

Régulièrement, il est donc important de reconsidérer la place de chaque élément de son backlog et d’enlever ce qui n’est plus pertinent, et reprioriser le reste. Il faut naturellement ajouter et prioriser les nouvelles idées.

Un Kanban qui n’évolue pas est un Kanban qui pourrit. Un peu comme nous en fin de compte.

Conclusion

J’ai déjà énuméré dans mon article précédent les bénéfices innombrables du Kanban dans une démarche de changement de vie, et j’ose croire que ce petit manuel pratique vous laissera le soin de commencer à les visualiser.

Mais ce que je trouve formidable avec cet outil, ou plutôt dirais-je cette “institution” de changement c’est le Kanban, c’est qu’il aide à répondre à beaucoup de questions que l’on se pose a début de notre aventure de changement de vie:

• Comment m’y prendre
• Par où commencer
• Comment garder la motivation
• Comment inclure mes proches dans ma démarche afin de ne pas me sentir seul
• Comment mesurer et apprécier le chemin déjà parcouru

Surtout, gardez toujours en tête que le Kanban a très peu de règles et a vocation à rester simple. C’est par cette simplicité qu’il permet de nous faire avancer dans des situations complexes. N’hésitez donc pas à revenir en arrière si vous sentez que les choses deviennent trop compliquées. Votre Kanban doit être à votre image, il doit vous donnez ce que vous en attendez, et il doit savoir parler votre langage lieux que quiconque.

Etes-vous prêts à aller chercher votre plus fidèle compagnon de route?